Onregelmatigheden of misbruik melden.

Onregelmatigheden of misbruik kunnen op verschillende manieren worden gemeld. Gebruik bij voorkeur het elektronische meldingsformulier. In dit formulier is de mogelijkheid voorzien om ook anoniem te melden. Je kan ons ook per e-mail meldingen van onregelmatigheden of misbruik doorsturen. Let op! Wij kunnen alleen meldingen behandelen die verband houden met HSL Netherlands B.V.

Wat zet je in je melding?

Geef in je melding zo volledig mogelijk aan wat er aan de hand is. Weet je de naam van de persoon om wie het gaat? Ken je de periode waarin de onregelmatigheid of het misbruik zich heeft voorgedaan? Alle informatie die je doorgeeft is welkom. Hoe meer we weten, hoe groter de kans dat we iets met jouw informatie kunnen doen. Beschik je over bijkomende documentatie? Heb je bewijsmateriaal? Stuur dit dan op.

Wat gebeurt er met een melding?

Je hebt een onregelmatigheid of misbruik bij ons gemeld. Wij danken je voor de melding. Je hebt bijgedragen tot een beter functionerende bedrijfsvoering van HSL-Netherlands B.V. Als je daarom hebt gevraagd, ontvang je van ons een ontvangstbevestiging. Alleen als wij nog vragen hebben, nemen we contact met je op. Dat doen we alleen als je jouw contactgegevens aan ons hebt doorgegeven. We mogen niet vertellen wat we met je melding doen. Dat heeft met onze verplichting te maken om de vertrouwelijkheid van het onderzoek en de persoonlijke integriteit van eventueel betrokken personen niet te compromitteren. Dat betekent echter niet dat we niets doen! Elke melding van onregelmatigheden of misbruik wordt door ons gescreend. We onderzoeken of de melding voldoende rationele basis heeft voor het opstarten van een onderzoek.

Bescherming

Voor ons heeft het vertrouwelijk karakter van een melding absolute prioriteit en wij geven de melder een zo maximaal mogelijke garantie dat zijn identiteit niet bekend wordt in de rest van de organisatie. Wij wijzen erop dat elke melder, die een werknemer is van HSL-Netherlands B.V, onder de klokkenluidersregelgeving beschermd is.


Het meldingsformulier:

Reporting irregularities or abuse.

Irregularities or abuse can be reported in two ways: –  Preferably, use the electronic report form. With this form there is also the possibility to report anonymously. –  Report irregularities or abuse by e-mail. Please note, only reports in connection with HSL Netherlands B.V. can be dealt with!

Information needed in the report:

–  description of  the irregularity or abuse as completely as possible –  if possible, the name of the person whom it concerns –  if possible, the period in which the irregularity or abuse occurred –  any other relevant information Enclose any relevant documentation or evidence. The more information to work with, the better the chance to do something about the irregularity or abuse.

What will happen with your report.

You have reported an irregularity or abuse and we thank you for this. You have contributed to a better functioning business operations of HSL-Netherlands B.V. You will receive a confirmation of receipt, if you have asked for it. We will contact you if we have additional questions and only when you have sent us your contact details. We are not allowed to tell you what we will do with your report. This has to do with our obligation not to compromise the confidentiality of the investigation and the personal integrity of the possibly involved person(s). However, be assured that we will investigate your report thoroughly. Every report of irregularities or abuse will be screened by us and we will establish if there is sufficient ground to start an investigation.

Protection

The confidentiality of a report is absolutely most important to us. Therefore we will do our utmost to protect the identity of the informant and make sure that this will not be known to the rest of the organisation. We point out, that every informant who is an employee of HSL-Netherlands B.V., is protected under the whistleblower regulations.


The report form: